Objetivo: Identificar los elementos
de los Manuales de Organización y la estructura orgánica.
Manual de organización.
El manual de
organización, es un instrumento de trabajo necesario para normar y precisar las
funciones del personal que conforman la estructura organizativa, delimitando a
su vez, sus responsabilidades y logrando mediante su adecuada implementación la
correspondencia funcional entre puestos y estructura.
A fin de que
el mencionado docto. sea realmente un instrumento operativo, en la presente
guía, se incluye una serie de indicaciones de carácter práctico, para orientar
y ordenar los trabajos de elaboración y/o actualización de estos documentos,
que se pretende sean el resultado del estudio y análisis de la estructura
funcional vigente, a fin de realizar los cambios adecuados a las necesidades de
cada institución.
Para la
elaboración del mencionado manual, se propone el seguimiento de 3 etapas, las
cuales junto con una serie de actividades que se especifican son fundamentales
en el logro de este objetivo. Estas etapas son: recabar información, análisis
de la información recabada e integración del manual.
Pasos para la elaboración de un manual de organización.
Para proceder
a elaborar el manual de organización es indispensable allegarse de un conjunto
de información, para obtener los elementos básicos de análisis que nos
proporcionen conocimiento de la situación orgánica, funcional y jurídica de la
institución de referencia. Para tal efecto se recomienda la SIG. Metodología
que comprende una serie de actividades interrelacionadas entre sí y
conformándose en 3 fases:
1.-Recabación
de información.
2.-Análisis
de la información.
3.-Integración
del manual.
Contenido del manual de organización.
RECABACION DE LA
INFORMACION:
Para la realización de
esta fase, es necesario el contar con técnicas de investigación que permitan
recopilar un conjunto d e información para obtener el conocimiento a cerca de
la estructura orgánica y funcional existente, tanto en lo formal como en lo
real, de la institución de referencia. Estas técnicas para el efecto mencionado
son: La investigación documental y la investigación de campo.
INVESTIGACION
DOCUMENTAL:
El empleo de esta
técnica permite captar la situación formal de la institución, esta se obtiene a
través del análisis de sus documentos sobre los siguientes aspectos:
MARCO JURIDICO.
Es importante clasificar
y analizar los documentos legales vigentes que definan el marco jurídico del
cual se deriven las unidades administrativas y sus respectivas funciones y
dichos documentos son entre otros, estatuto general, reglamentos, instructivos,
acuerdos y/o circulares. Estos se consideran importantes para verificar, a su
vez, si las funciones asignadas se encuentran respaldadas en las bases
normativas de la institución.
OBJETIVO INSTITUCIONAL
A partir del análisis
efectuado a los documentos legales, se contará con elementos suficientes para
describir el objetivo primordial que se ha determinado para la institución.
Para este trabajo, tomamos como concepto de objetivo, " El propósito a
cumplir mediante el desempeño de las funciones encomendadas a la institución”.
ANTECEDENTES
Obtener la información
necesaria para efectuar la descripción de la génesis de la institución
indicando la ley o decreto que dio origen a la misma, e incluyendo la relación
de hechos sobresalientes de su desarrollo histórico. Es conveniente incluir los
datos de las disposiciones jurídicas que hayan modificado cualquier aspecto de
su organización en el proceso evolutivo de la institución.
INVESTIGACIÓN DE CAMPO.
Es conveniente recurrir
a las técnicas de obtención de información en forma directa, utilizando la
entrevista, que es la forma empleada por los encargados de obtener la
información, a través del diálogo personal con los responsables de las
distintas unidades operativas. Se aconseja utilizar un guión o cuestionario al
respecto, en la cuál se obtenga la sig. información.
DESCRIPCIÓN DE OBJETIVOS ESPECÍFICOS POR UNIDAD ADMINISTRATIVA.
En esta etapa de la
investigación, se recabará la información relativa a los objetivos específicos
asignados a cada unidad administrativa lo cual permitirá analizar la
congruencia entre la naturaleza misma de las unidades en particular y dichos
objetivos. Para el desarrollo de este punto se señala como concepto de objetivo
específico: " El propósito a cumplir, con el desempeño de la función
correspondiente a cada área específica ".
ESTRUCTURA ORGÁNICA ACTUAL
En este apartado se
obtendrá información que permita contar con la relación de las dependencias que
conforman la institución, así como funcionarios que la integran y la ubicación
orgánica de ambos en la estructura orgánica institucional. Lo cual permitirá
efectuar una descripción ordenada de los principales puestos y unidades
administrativas.
La información anterior
permitirá obtener una visión integral de la institución a través de la
elaboración de los organigramas actuales que muestren la conformación
estructural de la institución, facilitando a su vez el análisis y el estudio
correspondiente.
FUNCIONES ACTUALES
Este aspecto es uno de
los que preferentemente se requieren obtener a través de entrevistas directas,
a modo de recabar información sobre las funciones que son realizadas en los
distintos puestos integrantes de la estructura orgánica vigente, para proceder
a su trascripción y análisis específico.
Para este trabajo,
tomamos como concepto de función " El conjunto de actividades, que
interactúan entre sí para cumplir con el objetivo fijado a la unidad
correspondiente”. Tomando en cuenta el concepto anterior, se comprende la
importancia que representa el conocer, las funciones que se realizan en los
distintos puestos, para establecer su adecuada interrelación y su congruencia
para con la naturaleza misma de la unidad administrativa de adscripción.
PROGRAMAS Y/O PROYECTOS
Con el fin de reforzar
el conocimiento obtenido de los apartados anteriores, se considera conveniente
recabar información referente a programas y/o proyectos a realizar o que se
realizan en dichas unidades. Esta obtención de información tiene como
propósito, verificar si estos programas y/o proyectos son coherentes al
carácter funcional de cada descendencia.
ANÁLISIS DE LA INFORMACIÓN.
Una vez obtenida la
información requerida para la elaboración del manual, se procederá a su
respectivo análisis que comprende las actividades de revisión, identificación,
o ubicación de los aspectos funcionales y estructurales de la institución.
CLASIFICACIÓN DE
FUNCIONES.
Una vez obtenidas las
funciones que se realizan en los diferentes puestos, se procederá a efectuar su
clasificación, atendiendo 2criteriosde forma y contenido, lo cual facilitará
una adecuada agrupación de ellas.
POR SU FORMA
-Similares
-Equivalentes.
POR SU CONTENIDO
-Operación.
-Control. -Supervisión.
-Coordinación.
-Programación.
-Evaluación. -Asesoría.
UBICACION DE FUNCIONES
Una vez clasificadas las
funciones bajo los criterios mencionados, será conveniente ubicarlas
considerando los siguientes aspectos:
- Identificación
funcional de puestos y unidades con objetivos afines.
- Agrupación y
reubicación de funciones a sus puestos correspondientes, eliminando a su vez,
duplicidad y sobrecargas de trabajo.
- Asignación congruente
de los puestos en las unidades con afinidad funcional.
- Agrupación funcional
por áreas de las unidades encargadas de realizar funciones homogéneas.
Una vez efectuado el
análisis funcional con su correspondiente clasificación y ubicación de
funciones, así como, detectadas las áreas y unidades de ejecución se deberán
conformar áreas funcionales que correspondan adecuadamente a la instauración de
una nueva estructura funcional, jerárquicamente equilibrada, para satisfacer
las necesidades de operación, control y supervisión.
ANÁLISIS ESTRUCTURAL.
La clasificación
obtenida en base al análisis deberá permitir detectar la naturaleza de las
áreas funcionales, entendiendo como tales: " El conjunto de unidades
administrativas interrelaciones, que realizan funciones de naturaleza similar
para el logro de un objetivo común " .
ELABORACIÓN DE
ORGANIGRAMAS
En correspondencia al
análisis estructural, se deberá realizar una respresentación gráfica de la
estructura orgánica en gral. y de áreas específicas de la institución. Esta
representación gráfica se mostrará a través de organigramas que deberán
contener las siguientes características.
- La ubicación
funcional.
- Los niveles
jerárquicos.
- Las líneas de
autoridad y responsabilidad.
- La naturaleza lineal o
asesoramiento de la unidad de referencia.
Para la elaboración de
estos organigramas se recomienda considerar los siguientes aspectos:
CONTENIDO
Se deberá elaborar un
organigrama de tipo gral. mostrando unicamente las principales unidades
directivas, señalando la estructura de la institución en su conjunto, tanto
orgánica como funcional; presentando por separado en organigramas específicos
cada una de las áreas funcionales determinadas; en los casos que se requiera
mayor detalle, resulta conveniente elaborar el respectivo a cada unidad
directiva, para especificar sus puestos integrantes.
Para facilitar la
comprensión de las líneas de autoridad y responsabilidad, se recomienda
elaborar los organigramas en forma vertical, al mostrar la forma más apropiada
para representar los distintos niveles de jerarquía existentes en la
institución.
PRESENTACIÓN
Título.- Nombre de la
institución de referencia. La indicación de ser general o específico ( De ser
específico, debe indicar el nombre del área funcional o unidad específica ) .
Tamaño.- Es conveniente
que el tamaño de su presentación sea manuable y de fácil lectura.
Forma (Vertical).- Se
deben mostrar los principales niveles y líneas de autoridad, en escala
ascendente de jerarquía. Las unidades de asesoría, se indicarán en forma
lateral directa, a la línea inferior que se desprende dela unidad a la cual
presta dicho apoyo.
Fecha.- Se indicará la
fecha de elaboración y/o aprobación formal.
REVISIÓN Y
Las propuestas elaboradas
que contengan aspectos trascendentes en cuanto a funciones, ubicación o
jerarquía de las unidades, es conveniente someterlos a revisión y autorización
por parte de las autoridades competentes, a fin de asegurar la aceptación y la
aprobación definitiva del docto. a su terminación.
